Kesalahan dokumen jadi penyebab paling sering penundaan keberangkatan ke Kanada, dan hampir selalu bisa dicegah dengan ceklis yang dijalankan berurutan. Mulai dari akta kelahiran sampai salinan digital yang aman, berikut urutan yang bisa kamu ikuti agar tidak ada berkas tertinggal saat hari H.
1. Kunci dokumen inti: paspor dan izin masuk
Paspor jadi dasar semua dokumen lain, jadi periksa masa berlakunya lebih dulu. Banyak maskapai menolak penumpang dengan paspor yang masa berlakunya kurang dari enam bulan saat keberangkatan. Kalau masa berlaku tinggal kurang dari setahun, urus perpanjangan sekarang, bukan setelah visa keluar.
Setelah paspor aman, cocokkan data di surat izin masuk (visa, letter of introduction, atau dokumen setara) dengan nama di paspor. Satu huruf yang berbeda, misalnya nama tengah yang hilang, cukup untuk memicu pemeriksaan tambahan di bandara. Simpan dokumen ini di tempat yang bisa kamu raih tanpa membongkar koper.
2. Siapkan akta dan ijazah beserta terjemahannya
Akta kelahiran, akta nikah, ijazah, dan transkrip nilai termasuk berkas yang sering diminta lagi saat kamu mengurus hal administratif di Kanada, misalnya mendaftar sekolah anak atau melamar kerja. Siapkan terjemahan resmi ke bahasa Inggris atau Prancis sejak di Indonesia. Menerjemahkan dokumen dari Kanada jauh lebih mahal dan lambat karena penerjemah di sana butuh salinan asli yang dikirim pos.
- Akta kelahiran seluruh anggota keluarga
- Akta nikah atau akta cerai bila ada
- Ijazah dan transkrip nilai pendidikan terakhir
- Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK) bila diminta
- Terjemahan resmi untuk setiap dokumen di atas
Buat satu map fisik berisi salinan yang sudah diterjemahkan, lalu simpan aslinya di tempat terpisah. Jangan menaruh semua berkas asli dalam satu tas yang sama.
3. Jalankan legalisasi dan apostille sesuai permintaan
Sebagian dokumen memerlukan legalisasi dari Kementerian Hukum atau Kementerian Luar Negeri, tergantung jenis berkas dan persyaratan yang tertulis di surat izin masuk kamu. Proses ini memakan waktu, jadi mulai lebih awal. Kalau kamu ragu dokumen mana yang perlu dilegalisasi, cek kembali surat dari kantor imigrasi atau tanyakan ke konsultan resmi. Informasi di forum sering sudah kedaluwarsa.
Untuk urusan dana yang harus dibuktikan saat pendaratan, rujuk panduan cara menyiapkan bukti dana pindah ke Kanada agar format rekening koran dan surat bank sesuai yang diminta petugas.
4. Cetak bukti tempat tinggal dan rencana kedatangan
Petugas di bandara kadang menanyakan alamat tujuan. Siapkan cetakan berisi alamat lengkap tempat kamu menginap di minggu pertama, nomor kontak pemilik atau pengelola, dan bukti pemesanan. Kalau kamu belum menyewa jangka panjang, pilihan akomodasi awal bisa dilihat di perbandingan pilihan akomodasi pendatang.
Cetak juga itinerary penerbangan, bukti asuransi perjalanan sampai tanggal kepindahan, dan daftar barang bawaan bernilai tinggi. Daftar ini berguna kalau kamu harus mengisi formulir barang bawaan di bandara.
5. Amankan salinan digital dan cadangannya
Pindai setiap dokumen dalam format PDF dengan resolusi cukup tinggi agar tulisan masih terbaca. Simpan di dua tempat: penyimpanan awan pribadi dan satu flash drive yang kamu bawa di tas kabin. Jangan hanya mengandalkan ponsel, karena baterai habis di waktu yang tidak tepat.
- Beri nama file dengan pola yang konsisten, misalnya
akta-lahir-nama.pdf. - Gabungkan berkas keluarga dalam satu folder per orang.
- Buat satu file ringkasan berisi nomor dokumen penting dan tanggal kedaluwarsa.
- Perbarui cadangan setelah dokumen baru keluar.
Untuk keluarga yang berangkat bersama, panduan langkah pindah ke Kanada untuk keluarga memuat urutan berkas tambahan seperti surat izin sekolah dan imunisasi anak.
6. Siapkan berkas khusus kendaraan dan barang kiriman
Kalau kamu mengirim barang melalui jasa pindahan, dokumen kepabeanan harus disiapkan sebelum kontainer berangkat. Daftar barang yang detail, termasuk nilai perkiraan, mempercepat proses bea cukai. Barang yang tidak tercantum di daftar bisa ditahan atau dikenai biaya tambahan.
Untuk kendaraan, siapkan surat kepemilikan, bukti pembelian, dan dokumen ekspor dari Indonesia. Aturan impor kendaraan di Kanada berbeda antarpovinsi, jadi periksa persyaratan provinsi tujuan sebelum memutuskan mengirim mobil.
7. Periksa ulang seminggu sebelum terbang
Lakukan pemeriksaan terakhir dengan cara sederhana: susun semua dokumen di meja, cocokkan dengan ceklis, lalu masukkan ke map kabin. Dokumen imigrasi, paspor, dan bukti dana masuk tas kabin, bukan bagasi. Sisakan satu salinan dokumen penting di Indonesia dan titipkan ke keluarga yang bisa dihubungi.
Ceklis dokumen pindah ke Kanada dimulai dari paspor dan izin masuk, lalu terjemahan, legalisasi, bukti tempat tinggal, salinan digital, berkas kiriman, dan pemeriksaan akhir. Kerjakan satu per satu sesuai urutan agar tidak ada yang terlewat.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah semua dokumen harus diterjemahkan ke bahasa Inggris?
Tidak selalu. Terjemahan wajib untuk dokumen yang akan diserahkan ke lembaga Kanada, seperti sekolah, bank, atau kantor imigrasi. Untuk dokumen yang hanya kamu simpan sendiri, terjemahan bisa menyusul setelah tiba.
Berapa lama proses legalisasi dokumen di Indonesia?
Lama prosesnya bervariasi tergantung jenis dokumen dan instansi yang mengeluarkan legalisasi. Sisakan waktu beberapa minggu sebelum tanggal keberangkatan dan hindari mengurus legalisasi di hari-hari terakhir.
Bagaimana kalau ada dokumen yang tertinggal di Indonesia?
Minta keluarga mengirim melalui jasa kurir internasional yang bisa dilacak. Untuk dokumen yang dibutuhkan cepat, salinan digital yang dilegalisasi kadang bisa diterima sementara, tetapi tetap konfirmasi ke pihak yang meminta dokumen.
